Der öffentliche Dienst und seine Verwaltung befindet sich ohne jeden Zweifel im Wandel. Die Evolution der öffentlichen Verwaltung vom analogen in das digitale Zeitalter repräsentiert zugleich eine unermessliche Chance als auch eine komplexe Herausforderung der modernen Gesellschaft. Eine größere Münchner Umlandgemeinde befindet sich im Auge des Sturms: Mit etwa 25.000 Einwohnern verwaltet sie, wie so viele Kommunen in Deutschland, eine diverse, branchenübergreifende und moderne Population – mit analogem Werkzeug.
Nicht zuletzt das Onlinezugangsgesetz (OZG), auch das ambitionierte Vorhaben des bayerischen Ministerrats die „wichtigsten Verwaltungsleistungen bis Ende 2020 flächendeckend zu digitalisieren“, unterstreicht die Dringlichkeit der Digitalisierung in Kommunen. Diese Dringlichkeit zeigt zum einen den unbedingten Willen die Arbeitsweise der Verwaltung an die Bedürfnisse einer sich insgesamt modernisierenden Gesellschaft anzupassen. In den Augen der Amtsleitung verstärkt sie aber auch folgende Spannungsfelder:
- Es besteht wenig Klarheit über die Tragweite und Konsequenzen der Digitalisierung
- MitarbeiterInnen sind darüber besorgt, wie sich Arbeitsabläufe und das Arbeitsumfeld verändern, bis hin zur Befürchtung, dass der Arbeitsplatz wegfällt
- Es besteht wenig Kenntnis über Fähigkeiten, die kurz bis langfristig in den verschiedenen Ebenen der Verwaltung vonnöten sein werden
Auf Basis dieser Spannungsfelder setzte Breitenstein Consulting von Oktober 2019 – Januar 2020 ein interdisziplinäres Team ein, welches im Kontext des langjährigen Kooperationsprojekts „Change Management“ zwischen Breitenstein Consulting und der LMU München, unseren Transformationsansatz nutzte, um diesen gigantischen Change-Prozess einzuleiten. Basierend auf unserem Ansatz, die Transformation zuerst ganzheitlich zu verstehen, um später gemeinsam zu entwickeln, umzusetzen und zu verankern, veranlasste unser Team eine Bestandsaufnahme der Change-Architektur der Gemeinde.
Unsere Analyse zeigt: Der Faktor Mensch ist entscheidend! Auf die Frage, was MitarbeiterInnen der Gemeinde an ihrem Arbeitsplatz schätzen entgegneten viele mit dem „sozialen Faktor“ und der „Bürgernähe“. Umso prägnanter wirken Assoziationen mit der Digitalisierung: „Anonymität“, „Verlust der Bürgernähe“ und „Informationsflut“. Neben den politisch/organisatorischen Aspekten (42%) sind es sozial-psychologische Faktoren (30%) vor technischen Gesichtspunkten (28%), die die größten Barrieren der Digitalisierung darstellen.
Außerdem zeigt unsere Analyse, dass MitarbeiterInnen im öffentlichen Dienst oftmals nur über ein eingeschränktes Verständnis der Digitalisierung verfügen – die Idee der „Papierfreiheit“ ist hier ein vorherrschender simplifizierter Gedanke.
Digitalisierungsaufklärung und die damit verbundene realistische „Readiness“ für den Wandel ist also der erste Schlüssel. Die IST-Analyse zeigt zudem, dass Unklarheit darüber besteht, ob und wenn ja wie Digitalisierungsprozesse wichtige, soziale Aspekte der jetzigen Arbeit im öffentlichen Dienst einbeziehen können. Unsere langjährige Erfahrung zeigt, dass Automatisierung den sozialen, kommunikativen Aspekt der Arbeit verbessern kann! Durch kreatives, agiles und innovatives Arbeiten.
Kreativität, Agilität, Innovation – Worte die im öffentlichen Dienst wie fremd scheinen. Doch genau mit diesen Prinzipien glauben wir den Weg der Digitalen Transformation im öffentlichen Dienst effektiv gestalten zu können. Die Analyse der Gemeinde illustriert, dass gerade solche Prinzipien, die wir unseren Partnern seit Jahren vermitteln ein Schema für die öffentliche Digitalisierung sein kann.
Um einen effektiven Paradigma-Wandel einzuleiten, in dem Prinzipien der Moderne in einer weitestgehend analogen Welt des öffentlichen Diensts angewendet werden, muss der Faktor Mensch in die Mitte gerückt werden. Zusammen mit der Gemeinde beschreiten wir also diese Transformation, um das ganze Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen.
